Que rechercher dans les contrôles pour les entreprises

chèques pour affaires

Créer une entreprise peut être une entreprise passionnante, mais risquée, qui implique de nombreuses décisions.

Au sommet de cette liste se trouve l’utilisation de contrôles dans vos opérations quotidiennes. Les entreprises d'aujourd'hui ont une gamme complète d'options financières à portée de main. Et alors que les virements électroniques et les paiements par débit et crédit sont devenus plus courants, les chèques indiquent combien d'entreprises gèrent leurs finances. En plus de fournir un registre des dépenses, ils constituent l'un des meilleurs moyens de garantir une trace écrite.

Les chèques ont parcouru un long chemin au 21e siècle, mais certaines des caractéristiques sont restées les mêmes. Par exemple, tous les chèques nécessitent toujours une signature et sont faits de bon vieux papier. Cependant, les chèques d'aujourd'hui peuvent offrir beaucoup plus. Voici 6 choses à rechercher lors de l'achat de chèques pour votre entreprise.

1. Coût des chèques

Selon le type de fonctionnalités proposées, des chèques sont disponibles à des prix différents. Impression laser, éléments de sécurité spéciaux ou le nombre de vérifications nécessaires aura une incidence sur le coût. De plus, si vous avez besoin d'un travail sur mesure spécial, tel qu'un chèque exclusif, il sera ajouté au prix.

2. Vérifier la sécurité

Saviez-vous que de nombreuses fonctionnalités de sécurité peuvent être ajoutées aux chèques pour protéger votre compte? C'est vrai. Cependant, même avec les efforts des fabricants pour rester en avance sur la courbe, les escrocs sont juste derrière eux pour copier les dernières fonctionnalités de sécurité. C'est pourquoi les sociétés de chèques utilisent la technologie la plus récente afin de garantir que les chèques qu'elles produisent sont à la fine pointe. 

Un hologramme est un élément de sécurité important pour les chèques imprimés au laser. L'hologramme, comme sur la monnaie, est une image réfléchissante fusionnée à chaque chèque. Si un fraudeur souhaite numériser ou photocopier l'hologramme, celui-ci apparaîtra comme non brillant. Une autre option est la protection chimique. Ces types de contrôles ont des indicateurs chimiques dans le papier qui apparaissent sous forme de taches si un solvant d'encre est appliqué.

Certaines entreprises utilisent des filigranes pour protéger leurs chèques. Si le filigrane n'apparaît pas après la photocopie, le chèque est sécurisé. Un autre type utilise un processus d’adhérence du toner. Un traitement est appliqué sur les deux côtés du contrôle afin de maximiser l’adhésion du toner. Cela protège l’impression laser contre les tentatives d’élimination, de grattage ou de modification de la zone imprimée. Microprint est une autre caractéristique. De minuscules mots sur le chèque ou le logo de la société devraient ne sont pas être lisible si numérisé ou photocopié.

3. Types de chèques

Une autre considération à se poser lors de l’achat de chèques est leur utilisation. Si une entreprise paie un grand nombre de factures, un contrôle en deux parties avec des colonnes répertoriant les factures détaillées, le numéro de référence, la date, les montants brut et net est la meilleure option. Si la société paie une facture à la fois, une vérification en deux parties avec le nom de la société fonctionnera. Pour certaines petites entreprises, une vérification en une partie suffit. Un autre facteur sera le nombre de signataires. Certaines petites entreprises et la plupart des organisations à but non lucratif utiliseront des chèques avec deux signataires.

4. Compatibilité

Les systèmes commerciaux actuels sont informatisés, de sorte que lors de l'achat de chèques, il est important qu'ils soient compatibles avec le système financier des entreprises. Les chèques d'aujourd'hui sont pris en charge par des systèmes comptables comme Simple Comptable, QuickBooks, Quicken Sage ERP Accpac. Ce sont les plus courantes mais il y en a des centaines d'autres. Les sociétés de chèques peuvent s’adapter à n’importe quel logiciel comptable informatisé.

5. Uniformité

Les sociétés de contrôle produisent généralement tous les formulaires annexes relatifs à une entreprise. La conception du chèque correspondra aux factures, relevés et bons de commande. Cela aide les entreprises à gérer leur comptabilité tout en présentant une image professionnelle. N'oubliez pas, cependant, que tous les formulaires doivent être compatibles avec les logiciels de l'entreprise et disponibles dans des formats à une ou plusieurs parties.

6. Apparence

L’apparence du chèque est une autre considération importante. Les chèques peuvent être commandés avec le logo de l'entreprise et d'autres motifs. Selon le type d'entreprise, les chèques peuvent être très formels avec un minimum de couleurs et de motifs. Par exemple, si l'entreprise est une société de distribution pour animaux de compagnie, les petits chiots et chatons gravés sur le chèque sont probablement acceptables, mais si l'entreprise est une société de gestion financière, une solution aussi fantaisiste n'est pas un bon choix.

Les exigences d'aujourd'hui en matière de sécurité et d'image solide font de la commande de chèques une partie très importante des activités d'aujourd'hui. Donc, lorsque vous commandez des chèques, gardez à l'esprit ces 6 facteurs.

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