Comment protéger votre entreprise contre la fraude par chèque

La fraude par chèque est l’un des crimes financiers à la croissance la plus rapide aujourd’hui. Les projections indiquent que la fraude par chèque va croître de 25% chaque année coûtant aux entreprises nord-américaines plus de 20 milliards de dollars par an.

Il existe deux types de fraude par chèque dans lesquels votre entreprise peut être vulnérable. Le premier concerne les chèques émis à votre entreprise et l’autre, les chèques de votre entreprise.

Pour éviter ces dernières et devenir une autre statistique, vous pouvez prendre certaines mesures pour: protégez votre entreprise de cette activité frauduleuse. Voici un aperçu de la façon dont vous pouvez protéger votre entreprise contre la fraude par chèque.

Achetez des contrôles de haute qualité avec des fonctionnalités de sécurité ultramodernes.

Aujourd'hui chèques d'entreprise intègrent des fonctions de sécurité. Ces fonctions incluent l'utilisation de filigranes, d'hologrammes et de motifs complexes qui disparaîtront si quelqu'un tente de photocopier ou de numériser le chèque.

Une autre caractéristique est un processus d’adhésion du toner. Un traitement est appliqué sur les deux côtés du chèque pour maximiser l’adhésion du toner, le protégeant ainsi des tentatives d’élimination, de grattage ou de modification de la zone imprimée. L'utilisation de Microprint est un autre moyen de protéger le chèque. Les mots minuscules sur le chèque ou le logo de la société ne doivent pas être lisibles s'ils sont numérisés ou photocopiés.

Gardez de bons dossiers.

Le propriétaire de l'entreprise ou son responsable financier doit être conscient de la possibilité très réelle d'interception et de fabrication de chèques d'entreprise dans le but de commettre une fraude. Cela rend le maintien de bons registres financiers impératif. Toujours enregistrer le chèque, le bénéficiaire et réconcilier régulièrement avec les relevés bancaires. Toute anomalie doit être immédiatement signalée à la banque. Si vous soupçonnez un problème, fermez le compte et ouvrez-en un nouveau avec de nouvelles vérifications. Cher, certes, mais finalement essentiel à l’intégrité financière de l’entreprise.

Profitez des systèmes de sécurité de votre banque.

La plupart des banques commerciales et des coopératives de crédit disposent de systèmes conçus pour aider votre entreprise à ne pas être escroquée. Par exemple, certaines banques disposent de systèmes dans lesquels vous pouvez transmettre électroniquement vos relevés de tous les chèques que vous avez émis la veille. Ils paieront automatiquement tous les chèques présentés qui correspondent aux enregistrements de votre dossier.

Vous serez informé par e-mail de toute divergence et de tout élément nécessitant votre autorisation «payer ni ne pas payer».

Une autre option disponible est de recevoir un enregistrement de tous les chèques présentés à la banque pour paiement. Vous pouvez comparer le numéro de série et la valeur en dollars des chèques présentés à la banque pour paiement. En rapprochant cet enregistrement, vous pouvez alors prendre la décision de «payer ou pas de salaire». Cela revient à recevoir un relevé bancaire mensuel. La différence étant qu'avant que votre banque ne traite le chèque, vous serez en mesure de vérifier s'il s'agit d'un chèque valide ou non. De plus, vous pouvez recevoir cette notification aussi souvent que nécessaire.

Vérifiez périodiquement la séquence de numéros de contrôle.

Dans une petite entreprise, vous ou votre comptable pouvez vérifier que vos chèques sont toujours en ordre. Une entreprise plus grande peut avoir besoin de personnel supplémentaire pour remplir cette fonction.

Restreindre l'accès à vos chèques.

Conservez les chèques dans un endroit sûr ou sous clé. Dans le monde financier d'aujourd'hui, il existe une possibilité très réelle que des fraudeurs obtiennent vos chèques et les utilisent pour frauder d'autres personnes.

Mettre en place de bons systèmes financiers.

Divisez les responsabilités afin qu'aucun employé ne soit responsable de la vérification des comptes et du rapprochement. Toujours détruire immédiatement les chèques inutilisés des comptes fermés et ne commander qu'un seul jeu de chèques par compte.

Les entreprises sont également exposées au risque de fraude par chèque lors du paiement de biens et de services. Il existe des moyens de protéger votre entreprise contre les chèques frauduleux.

Examiner le chèque.

Il existe un certain nombre d'indicateurs à rechercher pour déterminer si le chèque est frauduleux. Certains sont plus évidents que d'autres, c'est pourquoi il est important d'être vigilant.

Tout d'abord, examinez le contrôle pour les perforations. Une vérification d'une grande entreprise aura des perforations, alors qu'un problème de vérification provenant d'une petite entreprise n'en aura pas. Vous remarquerez peut-être que le numéro de chèque est manquant ou pas dans le bon ordre pour la taille de l'entreprise émettrice du chèque.

Par exemple, lors de la réception d'un chèque d'un client individuel ou d'une très petite entreprise, la séquence de numéros ne doit pas être de l'ordre des milliers.

Les détails de la vérification peuvent être modifiés. Par exemple, un numéro de téléphone est ajouté et écrit à la main. L'adresse du client et surtout l'adresse de la banque pourraient être manquantes.

La reconnaissance des caractères à l'encre magnétique ou MICR au bas du chèque est brillant. L'encre magnétique réelle est terne et non brillante. De plus, le codage MICR ne correspond ni au numéro de chèque ni au numéro de l'institution financière de la banque, et il n'y a pas non plus de signature autorisée.

Le timing est tout.

N'oubliez pas que vous êtes responsable de tous les chèques déposés dans le compte bancaire de votre entreprise. Bien que votre banque puisse vous fournir un crédit provisoire qui vous donne accès aux fonds immédiatement, le crédit provisoire sera supprimé si le chèque s'avère frauduleux lors du traitement. Tous les chèques ont un nombre de jours prédéterminé pour être compensés. Cela peut être aussi court que quelques jours ouvrables ou bien plus longtemps si le chèque est émis sur un compte bancaire étranger. N'oubliez pas qu'il est de votre responsabilité d'obtenir le paiement de la personne ou de l'organisation.

Soyez prudent lorsque vous recevez un paiement.

Il est important d'examiner tous les chèques reçus par votre entreprise. Un chèque frauduleux est généralement tiré sur un compte au nom de la personne ou de l'entreprise avec laquelle vous ne vous reconnaissez pas. Ces chèques sont généralement volés et modifiés.

Si possible, utilisez une solution de paiement électronique.

Envisagez de passer à des modes de paiement électroniques, tels que les virements électroniques ou les virements électroniques, en particulier si vous ne connaissez pas l'auteur du chèque. Le paiement électronique est plus sûr que les chèques et, dans le monde électronique actuel, plus facile que jamais à utiliser.

La fraude par chèque est une triste réalité dans le monde des affaires d'aujourd'hui, mais il existe des moyens de riposter. En étant vigilant et en utilisant de bons outils de gestion financière, vous pouvez protéger votre entreprise contre la fraude par chèque.


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